WhatsApp API voor vastgoedmakelaars: bezichtigingen bevestigen en no-shows verminderen

Een gemiste bezichtiging kost een makelaar niet alleen tijd, maar ook een potentiële verkoop. Een e-mail met de afspraakbevestiging wordt vaak te laat gelezen; een telefoontje kost iemand van het team minuten per klant. WhatsApp-berichten worden binnen enkele minuten gelezen, wat het een logisch kanaal maakt voor alles rond bezichtigingen: bevestigingen, herinneringen en opvolging na afloop.

Dit artikel beschrijft hoe je dat opzet met de TextMeFlow API, zonder dat je een volledig CRM moet bouwen.

Waarom WhatsApp beter werkt dan e-mail voor bezichtigingen

Kandidaat-kopers en -huurders plannen vaak meerdere bezichtigingen op dezelfde dag, bij verschillende kantoren. Een bevestiging die pas 's avonds wordt gelezen, is te laat om nog iets te wijzigen. WhatsApp lost dat op:

• Bevestigingen komen meteen binnen, met de datum en het adres duidelijk in het bericht.
• Een herinnering 2 uur voor de afspraak vermindert no-shows aanzienlijk, net zoals bij restaurantreserveringen.
• Klanten kunnen rechtstreeks antwoorden om te annuleren of te verzetten, zonder een portaal te moeten openen.

Basisflow: bevestiging bij het boeken van een bezichtiging

Zodra een kandidaat via je website of telefonisch een bezichtiging boekt, stuurt je backend een bevestiging via de TextMeFlow API:

curl -X POST https://api.textmeflow.eu/v1/messages \
  -H "Authorization: Bearer $TEXTMEFLOW_TOKEN" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{
    "to": "+32470123456",
    "text": "Bevestigd: bezichtiging Kerkstraat 12, Gent — donderdag 6/8 om 14u. Antwoord STOP om je uit te schrijven, of bel ons als je wilt verzetten."
  }'

Voor kantoren die met n8n, Make of Zapier werken, kun je deze stap ook zonder code opzetten door de HTTP-actie te koppelen aan je boekingsformulier — zie de n8n/Make/Zapier-gids voor een stap-voor-stap opzet.

Herinnering vlak voor de afspraak

Plan een tweede bericht 2 tot 3 uur voor de bezichtiging via een cronjob of scheduler in je eigen systeem. Houd hierbij rekening met de stille uren die TextMeFlow standaard afdwingt in de anti-spam-pipeline: berichten worden niet 's nachts verstuurd, ook niet als je scheduler dat zou proberen. Details over hoe rate limits en risk scoring werken staan in de documentatie over anti-spam.

{
  "to": "+32470123456",
  "text": "Herinnering: bezichtiging Kerkstraat 12 om 14u vandaag. Tot zo!"
}

Opvolging na de bezichtiging

Een kort bericht de dag na de bezichtiging — "Nog vragen over Kerkstraat 12? Laat het gerust weten" — houdt de lead warm zonder dat iemand van het team er telkens aan moet denken. Omdat elk account een vast maandelijks berichtvolume heeft (het gratis plan bevat 50 berichten per maand, levenslang; Starter vanaf €5/maand voor meer volume), is het zinvol om deze opvolging enkel te sturen bij serieuze kandidaten, niet automatisch bij elke inschrijving.

Documenten en plannen delen via WhatsApp

Naast tekst kun je ook media versturen: plattegronden, EPC-certificaten of foto's van de woning, tot 100 MB per bestand. Dat is handig wanneer een kandidaat na de bezichtiging om extra documentatie vraagt. Zie de documentatie over media voor de exacte API-velden.

Meerdere makelaars, één nummer of meerdere?

Kantoren met meerdere makelaars die elk hun eigen telefoon gebruiken, kunnen vanaf het Business-plan meerdere toestellen aan hetzelfde account koppelen, zodat berichten en antwoorden centraal zichtbaar blijven. Dat voorkomt dat een kandidaat een antwoord stuurt naar een nummer dat niemand meer opvolgt. We bespraken dit uitgebreider in het artikel over WhatsApp API met meerdere toestellen.

GDPR: toestemming vastleggen

Omdat telefoonnummers persoonsgegevens zijn, moet je kunnen aantonen dat een kandidaat toestemming gaf om via WhatsApp gecontacteerd te worden — bijvoorbeeld door een opt-in-checkbox op je boekingsformulier te bewaren, samen met de datum. TextMeFlow biedt een automatische verwerkersovereenkomst (DPA) aan op betaalde plannen en host data in de EU (Parijs). Dit is algemene informatie en geen juridisch advies; raadpleeg bij twijfel een jurist.

Aan de slag

Je hoeft geen volledig CRM te bouwen om te starten: een boekingsformulier dat één API-call doet naar TextMeFlow bij elke nieuwe bezichtiging is genoeg om te beginnen. Test het gratis met 50 berichten per maand via textmeflow.eu/signup?plan=free.