WhatsApp voor restaurants — reserveringsbevestigingen en afhaalmeldingen

Een reservering die niet komt opdagen kost een restaurant een tafel die niet meer verkocht kan worden. Telefonisch bevestigen kost personeel tijd tijdens de drukste uren. WhatsApp lost beide op: het bericht wordt gelezen (open rates rond 95%, veel hoger dan sms of e-mail) en de klant kan met één woord antwoorden zonder te bellen.

Dit artikel toont drie concrete flows die je met de TextMeFlow API kan bouwen: reserveringsbevestiging, herinnering, en een afhaalmelding.

Waarom WhatsApp beter werkt dan telefoon of e-mail voor horeca

Een reserveringssysteem (of een simpel formulier op je website) verzamelt al een telefoonnummer. Je hoeft niets extra te vragen — je gebruikt gewoon een ander kanaal om te bevestigen. Voordelen tegenover de klassieke aanpak:

• Geen wachtrij aan de telefoon tijdens het middaguur, wanneer reserveringen én bestellingen tegelijk binnenkomen.
• Automatische herinnering de dag zelf vermindert no-shows aantoonbaar, zonder dat iemand belt.
• Eén woord volstaat om te antwoorden ("OK", "annuleren"), wat de drempel voor de klant verlaagt.

Voor transactionele berichten zoals een boekingsbevestiging kan je meestal steunen op de uitvoering van de overeenkomst als rechtsgrond — de klant reserveerde, dus verwacht die bevestiging. Vraag bij de reservering wel expliciet of WhatsApp oké is, en respecteer STOP-verzoeken. Meer daarover in ons artikel over GDPR en WhatsApp-berichten versturen.

Disclaimer: dit is algemene informatie, geen juridisch advies voor jouw specifieke situatie.

Flow 1 — Reserveringsbevestiging

Zodra een klant reserveert (via je website, telefonisch ingevoerd door personeel, of via een reserveringstool), stuur je meteen een bevestiging:

curl -X POST https://api.textmeflow.eu/v1/messages \
  -H "Authorization: Bearer $TMF_API_KEY" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{
    "to": "+32470123456",
    "type": "text",
    "text": "Bevestigd: tafel voor 4 personen, vrijdag 20u bij Bistro Centraal. Antwoord ANNULEREN als het niet meer past."
  }'

De volledige endpoint-specificatie (headers, response-codes, foutafhandeling) staat in de API-documentatie.

Flow 2 — Herinnering op de dag zelf

Plan met een cron-job of je reserveringssysteem een herinnering enkele uren voor de reservering. Dit is het bericht dat het meeste verschil maakt tegen no-shows, omdat het de klant nog de kans geeft om tijdig te annuleren in plaats van gewoon niet te komen opdagen:

curl -X POST https://api.textmeflow.eu/v1/messages \
  -H "Authorization: Bearer $TMF_API_KEY" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{
    "to": "+32470123456",
    "type": "text",
    "text": "Tot vanavond om 20u bij Bistro Centraal! Kan je toch niet komen, antwoord dan ANNULEREN — dan geven we de tafel vrij."
  }'

Houd rekening met de quiet hours van de anti-spampijplijn: geplande berichten die buiten de toegelaten uren vallen, worden automatisch uitgesteld tot het volgende toegelaten venster. Zo verstuur je nooit per ongeluk een herinnering om 6 uur 's ochtends.

Flow 3 — "Je afhaalbestelling is klaar"

Voor afhaal en takeaway is het patroon net iets anders: de trigger is niet een tijdstip maar een statuswijziging in de keuken of je kassasysteem. Zodra een bestelling op "klaar" gezet wordt, vuurt je systeem een webhook of een directe API-call naar TextMeFlow:

curl -X POST https://api.textmeflow.eu/v1/messages \
  -H "Authorization: Bearer $TMF_API_KEY" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{
    "to": "+32470123456",
    "type": "text",
    "text": "Je bestelling #482 staat klaar voor afhaal! We houden ze warm tot 19u30."
  }'

Wil je ook een foto van de rekening of het menu meesturen (bijvoorbeeld bij een groepsbestelling), dan ondersteunt de API media tot 100 MB per bericht.

Antwoorden verwerken

Klanten die "ANNULEREN" terugsturen, moet je systeem herkennen en verwerken — niet manueel uitlezen op een telefoon. Dat kan met een webhook die inkomende berichten naar jouw server stuurt zodra ze binnenkomen. De webhook-calls zijn HMAC-signed, zodat je zeker weet dat het bericht echt van TextMeFlow komt en niet vervalst is. De volledige opzet — payload-formaat, signature-verificatie, retries — staat in de webhooks-documentatie.

Eén nummer, meerdere medewerkers

Grotere zaken met een aparte keuken- en zaalploeg willen vaak dat meerdere mensen vanaf hetzelfde WhatsApp-nummer kunnen meelezen en antwoorden. Dat kan vanaf het Business-plan met multi-device-ondersteuning, zodat de hoofdkelner en de manager tegelijk toegang hebben zonder dat één telefoon de bottleneck wordt.

Aan de slag

Een reserveringsbevestiging, een herinnering en een afhaalmelding zijn met een paar API-calls te bouwen bovenop het reserveringssysteem of de kassa die je al hebt. Geen aparte app voor je klanten, geen installatie — enkel WhatsApp, dat ze toch al gebruiken.

Probeer TextMeFlow gratis — 50 berichten per maand, voor altijd, geen creditcard nodig.