WhatsApp voor klusbedrijven en installateurs — afspraakbevestiging en ETA de dag zelf

Bij klusbedrijven en installateurs draait veel tijd om het handmatige contact rond een afspraak: bevestigen, een dag op voorhand herinneren, en op de dag zelf laten weten wanneer de technieker er ongeveer is. Doe je dat via telefoon, dan gaat dat ten koste van planningstijd en levert het gemiste oproepen op — een klant die niet opneemt, weet niet dat je onderweg bent en is niet thuis. WhatsApp-berichten worden wél gelezen, meestal binnen enkele minuten, en je hoeft er niemand voor aan de lijn te krijgen.

Het probleem: te veel handmatig telefoonwerk per interventie

Een gemiddeld klusbedrijf plant meerdere interventies per dag: een keuring, een herstelling, een installatie. Voor elke afspraak zijn er minstens drie contactmomenten nodig:

1. Bevestiging bij het inplannen ("uw afspraak staat genoteerd voor...").
2. Herinnering de dag voordien (zodat de klant thuis is en eventueel nog kan verzetten).
3. ETA-bericht op de dag zelf, zodra de technieker vertrekt of de vorige klus afrondt.

Handmatig bellen voor elk van die drie momenten is niet schaalbaar zodra je met meerdere ploegen werkt. En een gemiste oproep betekent een niet-thuis-klant, een verloren verplaatsing en een nieuwe afspraak inplannen.

Hoe het eruitziet met de WhatsApp API

In plaats van elk contactmoment manueel te doen, koppel je je planningssysteem (of een eenvoudig script) aan de TextMeFlow API. Drie triggers, drie berichten:

Bij het inplannen:

Uw afspraak bij [klant] is bevestigd:
📅 Donderdag 28/08, tussen 9u en 12u
🔧 Onderwerp: nazicht cv-ketel
Verzetten? Antwoord op dit bericht.

Dag voordien (automatische herinnering):

Herinnering: morgen tussen 9u en 12u komen we langs
voor het nazicht van uw cv-ketel. Tot morgen!

Dag zelf, zodra de vorige klus is afgerond (ETA):

We zijn onderweg! Verwachte aankomst: ±14u20.

Dat laatste bericht is het verschil dat klanten het meest waarderen — het voorkomt de klassieke "ik dacht dat jullie tussen 9 en 12 kwamen, het is nu 11u30" telefoontjes. Een eenvoudige implementatie: bij het afsluiten van de vorige interventie in je planningstool (of een simpele knop/formulier voor de technieker onderweg) vuur je een webhook of API-call af die het ETA-bericht verstuurt.

Een minimale server-side aanroep in PHP ziet er zo uit:

$response = file_get_contents('https://api.textmeflow.eu/v1/messages', false, stream_context_create([
    'http' => [
        'method' => 'POST',
        'header' => "Authorization: Bearer {$apiKey}\r\nContent-Type: application/json\r\n",
        'content' => json_encode([
            'to' => $klant_telefoonnummer,
            'text' => "We zijn onderweg! Verwachte aankomst: ±{$etaTijd}.",
        ]),
    ],
]));

Voor meer taal-agnostische voorbeelden (PHP, Python, Node.js) zie de integratiegids.

Antwoorden verwerken: "kan niet, kan het later?"

Klanten antwoorden vaak op die berichten — "kan het een uurtje later" of "ben er niet, kunnen we verzetten". Omdat elk bericht via een HMAC-signed webhook binnenkomt zodra het toestel het ontvangt, kan je die antwoorden automatisch doorsturen naar je planningsysteem of naar het dispatch-scherm van je backoffice, in plaats van dat de technieker zelf op zijn gsm moet reageren tussen twee klussen door. Zie de webhookdocumentatie voor het volledige overzicht van inkomende events.

Wat dit oplevert

• Minder gemiste afspraken doordat klanten tijdig herinnerd worden.
• Minder telefoonverkeer op de dag zelf — het ETA-bericht vervangt het "ben je er nog"-telefoontje.
• Technici die minder tijd kwijt zijn aan bellen tussen interventies door.
• Een schriftelijk spoor van bevestigingen, nuttig bij betwistingen over gemiste afspraken.

Opstarten

Je hebt geen dispatch-software nodig om te beginnen — een eenvoudig Google Sheet of je bestaande planningstool met een paar regels code volstaat om de drie berichten te automatiseren. Begin met alleen de bevestiging en herinnering; voeg het ETA-bericht toe zodra dat stabiel draait.

Test het eerst met een gratis account (50 berichten/maand, blijvend gratis, geen creditcard nodig) voordat je overschakelt naar een betaald plan voor volledige planning. Start gratis op TextMeFlow.