WhatsApp-berichten versturen vanuit Excel met Power Automate

Veel Belgische en Nederlandse KMO's plannen afspraken, orders of leads gewoon in een Excel-bestand — vaak gedeeld via OneDrive of SharePoint zodat het hele team erin kan werken. Elke nieuwe rij is een goed moment om automatisch een WhatsApp-bericht te sturen: een bevestiging, een herinnering, een statusupdate. Dit artikel toont hoe je dat opzet met Excel, Power Automate en de TextMeFlow API, zonder een regel code.

Waarom Excel als trigger

Excel is geen CRM, maar binnen Microsoft 365-omgevingen is het vaak het eerste systeem waarin gegevens terechtkomen: een planning, een orderlijst, een intake-formulier dat wegschrijft naar een tabblad. Als daar automatisch een WhatsApp-bericht aan gekoppeld wordt, hoeft niemand handmatig te bellen, te mailen of te kopiëren-plakken in WhatsApp Web.

Typische toepassingen:

• Een nieuwe rij in "Afspraken" → bevestigingsbericht met datum en uur.
• Een rij in "Orders" met status "verzonden" → trackingbericht naar de klant.
• Een rij in "Leads" → welkomstbericht met een vervolgvraag.

Wat je nodig hebt

• Een Excel-bestand op OneDrive for Business of SharePoint (Power Automate werkt niet met een lokaal .xlsx-bestand op je eigen schijf).
• De gegevens moeten in een Excel-tabel staan (niet zomaar een reeks cellen) — selecteer je data en gebruik "Invoegen → Tabel" zodat Power Automate de kolommen herkent.
• Een gratis TextMeFlow-account met een gekoppeld WhatsApp-nummer (QR-scan, geen Meta Business-verificatie nodig — zie /docs/getting-started).
• Een Power Automate-licentie (zit standaard bij de meeste Microsoft 365 Business-abonnementen).

Stap 1: bouw de flow in Power Automate

1. Maak een nieuwe geautomatiseerde cloudflow met de trigger "Wanneer een rij wordt toegevoegd, gewijzigd of verwijderd" (SharePoint) als je bestand op een SharePoint-lijst staat, of gebruik in plaats daarvan een geplande flow die periodiek nieuwe rijen in de Excel-tabel controleert via de actie "Rijen ophalen" (Excel Online Business).
2. Voor de Excel-route: voeg na "Rijen ophalen" een Filter Array toe die alleen rijen doorlaat waar de kolom "Verzonden" leeg is.
3. Voeg een HTTP-actie toe:
   • Method: POST
   • URI: je TextMeFlow send-endpoint (te vinden in je dashboard onder API-instellingen)
   • Headers: Content-Type: application/json en je API-key als Authorization: Bearer <jouw-key>
   • Body, met dynamische velden uit de rij:

{
  "to": "@{items('Apply_to_each')?['Telefoonnummer']}",
  "message": "Hoi @{items('Apply_to_each')?['Naam']}, je afspraak op @{items('Apply_to_each')?['Datum']} staat bevestigd."
}

4. Sluit de "Apply to each"-lus rond de HTTP-actie zodat elke rij afzonderlijk verwerkt wordt.

Stap 2: telefoonnummers correct formatteren

De meest voorkomende fout is een lokaal genummerd telefoonnummer in de kolom: 0470123456 in plaats van 32470123456. WhatsApp-nummers moeten in internationaal formaat zonder + of 00. Voeg in Excel een hulpkolom toe met een formule die een voorloopnul vervangt door de landcode (="32"&MID(A2,2,20)), of voeg in Power Automate een Compose-actie toe die dezelfde vervanging doet met de expressie replace(). Een verkeerd nummer geeft geen foutmelding in Excel, maar het bericht komt gewoon nergens aan.

Stap 3: voorkom dubbele verzendingen

Een geplande flow die elke paar minuten "Rijen ophalen" uitvoert, leest bij elke run opnieuw alle rijen die aan de filter voldoen — tenzij je dat afdwingt. Voeg een kolom "Verzonden" toe aan de tabel, filter op rijen waar die kolom leeg is (stap 1), en zet na de HTTP-actie met "Rij bijwerken" die kolom op "ja". Zo verstuurt de flow elke rij precies één keer, ook al draait hij continu op de achtergrond.

Statuscodes verwerken

De TextMeFlow-API geeft een HTTP-statuscode terug bij elke aanroep. Voeg na de HTTP-actie een conditie toe die controleert of de status 200 is; zo niet, schrijf de foutcode terug in een kolom "Foutmelding" zodat je in Excel meteen ziet welke rijen niet zijn verstuurd — bijvoorbeeld door een ongeldig nummer of een bereikte snelheidslimiet. Meer over hoe TextMeFlow verzendsnelheid en risico beheert, lees je op /docs/anti-spam.

Statusupdates terugkoppelen via webhooks

Power Automate kan ook de andere kant op werken: TextMeFlow stuurt een HMAC-ondertekende webhook bij elke statuswijziging (verzonden, afgeleverd, gelezen, mislukt). Vang die op met een "Wanneer een HTTP-verzoek wordt ontvangen"-trigger en schrijf de status terug naar dezelfde Excel-rij, zodat je Excel-bestand altijd de actuele leveringsstatus toont zonder dat iemand het dashboard hoeft te openen. De structuur van die webhook-payload's staat beschreven op /docs/webhooks.

Alternatief: Power Automate Desktop of Zapier

Werkt je bestand echt lokaal en niet via OneDrive/SharePoint, dan is cloud-Power Automate geen optie — kijk dan naar Power Automate Desktop, dat lokale Excel-bestanden kan uitlezen via een RPA-flow, of migreer de tabel naar Google Sheets en gebruik Make.com of Zapier zoals beschreven in ons artikel over WhatsApp vanuit Google Sheets. Voor teams die liever met een script werken dan met een visuele flow, is een directe API-aanroep in PHP, Python of Node ook mogelijk — zie /blog/send-whatsapp-messages-php-python-nodejs.

Aan de slag

Je hebt geen Meta Business-verificatie of goedkeuring nodig om te starten: koppel je WhatsApp-nummer via een QR-scan en test de flow met een paar rijen. Het gratis plan van TextMeFlow geeft je 50 berichten per maand om het op te zetten en te testen — maak een gratis account aan en koppel je Excel-bestand vandaag nog.