WhatsApp-bericht versturen bij een nieuwe factuur in Exact Online

Exact Online is bij veel Belgische en Nederlandse KMO's het boekhoudpakket van dienst. Een factuur die verzonden of betaald wordt, genereert daar standaard een e-mail — als die al niet in de spamfolder van de klant belandt. WhatsApp wordt wél meteen gelezen. Met Zapier of Make kan je elke factuurstatus in Exact Online koppelen aan een WhatsApp-bericht via de TextMeFlow API, zonder dat je zelf code moet schrijven of Exact's eigen API-documentatie moet doorploegen.

Dit artikel toont de opzet voor twee concrete triggers: een verzonden factuur en een betaalbevestiging. Hetzelfde patroon werkt voor herinneringen bij een naderende vervaldatum of een melding bij een nieuwe offerte.

Waarom niet rechtstreeks vanuit Exact Online

Exact Online heeft een eigen REST-API en kan webhooks versturen naar een eigen endpoint, maar dat vraagt dat je zelf een stuk server bouwt dat die payload ontvangt, valideert en omzet naar een WhatsApp-bericht — plus onderhoud bij elke wijziging aan Exact's API. Via Zapier of Make vermijd je dat: beide hebben een officiële Exact Online-connector met klaargemaakte triggers ("New Sales Invoice", "Invoice Paid") en je mapt alleen de velden naar de WhatsApp-actie.

Stap 1: koppel Exact Online in Zapier of Make

In Zapier maak je een nieuwe Zap met Exact Online als trigger-app en meld je aan met je Exact-account. Kies de trigger die past bij je use case:

• New Sales Invoice — stuur een melding zodra een factuur definitief wordt gemaakt en verzonden.
• Invoice Paid — bevestig de ontvangst van een betaling.

In Make.com heet dezelfde stap een "Watch" trigger binnen de Exact Online-module; je kiest het type document (SalesInvoice) en het statusveld dat de trigger bepaalt.

Stap 2: voeg de WhatsApp-actie toe

Voeg een webhook-actie toe (Zapier: "Webhooks by Zapier" → POST; Make: de standaard HTTP-module) die naar de TextMeFlow API stuurt:

POST https://api.textmeflow.eu/v1/messages
Authorization: Bearer JOUW_API_KEY
Content-Type: application/json

{
  "to": "{{klant_telefoon}}",
  "text": "Hoi {{klant_naam}}, je factuur {{factuurnummer}} ({{bedrag}}) is verzonden. Vervaldatum: {{vervaldatum}}.",
  "media_url": "{{factuur_pdf_url}}"
}

Via het optionele media_url-veld stuur je de factuur-PDF rechtstreeks mee als bijlage, tot 100 MB — handig zodat de klant niet apart moet inloggen op een klantenportaal om het document te vinden. De volledige API-specificatie, inclusief response-codes, staat in /docs/api.

Stap 3: telefoonnummers normaliseren

Exact Online slaat telefoonnummers op zoals ze ooit zijn ingevoerd: 0470 12 34 56, met landcode, zonder landcode, met spaties. De TextMeFlow API verwacht E.164-formaat (+ gevolgd door landcode en nummer, zonder spaties of haakjes). Voeg een Formatter-stap in Zapier (of een ingebouwde functie in Make) toe die:

• het mobiele nummer van het contact gebruikt als dat gevuld is, anders terugvalt op het vaste nummer;
• een voorloop-0 vervangt door +32 (of je eigen landcode);
• spaties, punten en haakjes verwijdert.

Berichten met een nummer dat na normalisatie nog steeds niet klopt, worden door de API geweigerd — vang die fout op met een foutafhandelingsstap in je Zap of scenario, zodat een mislukte zending niet stilletjes verdwijnt.

Stap 4: voorkom dubbele meldingen

Een factuur in Exact Online kan meerdere keren bewerkt worden voor ze definitief verzonden is, en elke tussentijdse opslag kan een trigger als "New Sales Invoice" opnieuw afvuren als je filter te breed staat. Beperk de Zap of het scenario tot de exacte statusovergang (bijvoorbeeld "status = verzonden" in plaats van "record gewijzigd"), en voeg een filterstap toe die herhaalde runs op hetzelfde factuurnummer binnen 24 uur blokkeert.

Deze berichten zijn transactioneel en één-op-één — een factuurmelding, een betaalbevestiging. Voor bulkverzending naar een volledige klantenlijst is dit patroon niet geschikt: dat loopt best via een apart opt-in-bestand en valt onder de risicoscore van de anti-spam-pipeline, zie /docs/anti-spam.

Wat dit oplevert

Een factuur die binnen enkele seconden na verzending een WhatsApp-melding triggert, een betaling die meteen een bevestiging oplevert — allemaal zonder dat iemand het bericht manueel moet opstellen of de klant een e-mail moet checken die hij toch niet opent. Elk bericht loopt via dezelfde pijplijn als elke andere TextMeFlow-integratie: rate limiting, risicoscore, automatische STOP-verwerking en stille uren, zodat je zelf niets extra moet configureren.

Begin met één trigger — bijvoorbeeld "Invoice Paid" — en breid pas uit zodra die stabiel draait. Start gratis op TextMeFlow: 50 berichten per maand, voor altijd, genoeg om de volledige Exact Online-koppeling te bouwen en te testen voor je overstapt naar een betaald plan.